A.
Latar Belakang
Perpustakaan sebagaimana yang ada
dan berkembang sekarang telah dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi,
sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah budaya
bangsa, serta memberikan berbagai layanan jasa lainnya. Hal tersebut telah ada sejak
dulu dan terus berproses secara alamiah menujuk kepada suatu kondisi dan
tingkat perbaikan yang signifikan meskipun belum memuaskan semua pihak.
Perpustakaan pada prinsipnya mempunyai tiga kegiatan pokok, yaitu pertama,
mengumpulkan (to collect) semua informasi yang sesuai dengan bidang
kegiatan dan misi organisasi dan masyarakat yang dilayaninya. Kedua,
melestarikan , memelihara, dan merawat seluruh koleksi perpustakaan, agar tetap
dalam keadaan baik, utuh, layak pakai, dan tidak lekas rusak, baik karena
pemakaian maupun karena usianya (to preserve). Ketiga,
menyediakan dan menyajikan informasi untuk siap dipergunakan dan diberdayakan (to
make available) seluruh koleksi yang dihimpun di perpustakaan untuk
dipergunakan pemakainya.
Kegiatan pokok yang ketiga inilah
yang kemudian diterjemahkan ke dalam layanan referensi dimana referensi sendiri
diartikan sebagai kegiatan merujuk kembali atau menunjuk kepada suatu koleksi
yang dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh pemakai koleksi. Makin
lengkap buku rujukan/referensi yang dimiliki perpustakaan, pustakawan makin
mampu menjawab pertanyaan yang diajukan pemakai. Banykanya jenis layanan yang
diberikan oleh perpustakaan kepada pemakai bergantung pada jenis perpustakaan.
Akan tetapi, pada prinsipnya layanan perpustakaan itu sama, yaitu memberikan
bantuan kepada pembaca untuk memperoleh bahan pustaka (informasi) yang sesuai
dengan kebutuhannya.
B.
Rumusan Masalah
Berdasarkan pada latar belakang di
atas, maka rumusan masalah dalam hal ini yaitu:
1.
Bagaimana
peranan dan filosofi dari pelayanan referensi?
2.
Apa
saja layanan referensi itu?
3.
Bagaimana
organisasi pelayanan referensi?
C.
Pembahasan
1.
Peranan
pelayanan referensi di perpustakaan
a.
Menemukan
informasi dari jawaban pertanyaan yang spesifik
b.
Membantu
pemustaka dalam menemukan informasi itu sendiri
c.
Mengajari
pemustaka bagaimana menggunakan sumber-sumber perpustakaan dan bagaimana
melakukan penelitian di perpustakaan
2.
Filosofi
dari pelayanan referensi
•
Tujuan
dari pelayanan referensi adalah menfasilitasi akses ke informasi
•
Tujuan
utama referensi adalah untuk menjawab secara penuh kebutuhan informasi dari
setiap pemustaka perpustakaan
3.
Peran,
Kualifikasi, dan Pelatihan
•
Peran:
Peran paling
penting dari staf referensi adalah mengantarkan pelayanan perseorangan. Apakah
di rak referensi, dengan telephon, via komputer (internet), di kelas, atau
dengan korespondensi/surat menyurat.
•
Kualifikasi:
Kualifikasi
yang terpenting adalah mempunyai kepribadian publik yang ramah. Mempunyai
kemampuan untuk berinteraksi dengan orang lain dengan kepribadian dan sikap
yang positif.
–
Tidak
menghakimi
–
Ramah
–
Toleransi
–
Sabar
–
Kemampuan
memecahkan masalah
–
ketekunan
•
Pelatihan
Pelatihan untuk
staf referensi diperlukan, seperti: mengingat sumber-sumber referensi yang
spesifik dan latihan atau studi kasus dalam menggunakan sumber referensi untuk
menjawab tipe pertanyaan referensi,
instruksi bibliografi, layanan pribadi(reference interview), layanan referensi
otomatis(pencarian online)
4.
Koleksi
referensi: karakteristik dan kategori
Setiap koleksi
referensi adalah unik, tergantung tujuan dan sasaran lembaga institusinya.
Pustakawan membangun koleksi referensi untuk melakukan tiga hal tersebut:
1.
Untuk
menjawab kebutuhan informasi dari pengguna perpustakaan
2.
Untuk
mengakses fasilitas koleksi perpustakaan
3.
Untuk
memberikan bimbingan pada sumber-sumber informasi diluar koleksi perpustakaan
yang mereka miliki
5.
Pertimbangan
dalam pengembangan koleksi referensi
•
Kegunaan
dalam menjawab pertanyaan referensi.
•
Kedalaman
jangkauan. Contoh: ensiklopedi atau buku tahunan yang mencakup subjek dalam
beberapa halaman atau paragraf.
•
Kebutuhan
lokal. Perpustakaan menemukan bahwa terulangnya beberapa jenis pertanyaan
memerlukan penempatkan bahan yang tepat dalam koleksi referensi. Contoh:
Sejarah sebuah kota atau laporan dampak lingkungan lokal masuk kedalam koleksi
referensi daripada di koleksi lokal/umum.
•
Format.
Beberapa karya yang ditempatkan di koleksi referensi karena pertanyaan jawaban
fakta dan dan tidak dirancang untuk membaca secara keseluruhan. seperti
almanak, atlas, buku tabel matematika, kamus, dan buku telepon.
•
Frekuensi
penggunaan. Beberapa bahan, seperti peta jalan lokal, yang ditempatkan di
koleksi referensi karena mereka sering digunakan. Menghemat waktu untuk menjaga
mereka secara fisik dekat dengan meja referensi.
6.
Tipe
Jenis-jenis Referensi
•
Bibliografi
Suatu daftar
terbitan, baik dalam bentuk buku maupun berkala, bahkan dapat pula dalam bentuk
bahan-bahan khusus. Bibliografi tidak memberikan uraian mengenai subjeknya,
tetapi hanya menunjukkan bahan pustaka yang memuat informasi mengenai subjek
tersebut.
•
Kamus
Buku yang
berisi daftar kata-kata suatu bahasa atau daftar terminologi suatu subjek yang
disusun secara sistematis, biasanya alfabetis, dengan keterangan arti dan
penggunaannya.
•
Direktori
•
Ensiklopedi
Suatu ringkasan
ilmu pengetahuan yang penting untuk kemanusiaan yang disusun secara sistematis.
Pada umumnya, fungsi ensiklopedi menjawab pertanyaan apa, bagaimana, di mana,
dan mengapa.
•
Gazetter
Sumber
referensi yang memuat atau memberikan keterangan mengenai lokasi tempat,
gunung, batas negara, dan sebagainya.
•
Handbook
dan manual
Sumber
referensi singkat, isinya meliputi berbagai macam data, sedangkan buku pedoman
memuat petunjuk mengenai bagaimana melakukan sesuatu, ke mana dan apa yang
harus dikerjakan.
•
Sumber-sumber
bibliografi
Terbitan yang
berisi tentang manusia dari suatu profesi yang berguna untuk menjawab tanggal
lahir, agama, hobi, keluarga, hasil karya, dan sebagainya, dari orang-orang
terkenal.
•
Koleksi
pamflet
•
Buku
tahunan dan almanak
Terbitan yang
bersifat tahunan, isisnya mengulas perkembangan/kejadian dalam setahun, merekam
informasi terbaru, dan disajikan dalam bentuk model statistik.
•
Indeks
dan abstrak
Seperti halnya
bibliografi, tidak menyediakan informasi yang dikehendaki, tetapi hanya
menunjukkan ke bahan lain tempat informasi itu ditemukan. Abstrak adalah
perluasan dari indeks, memuat ringkasan isi (sari karangan) arti karya tulis
yang diindeks dan sering terbatas pada subjek tertentu.
7.
Maksud
dan jenis pertanyaan referensi
Klasifikasi Pertanyaan
|
Jenis
pertanyaan
|
Sumber
referensi
|
1.
Bahasa
|
Arti,
asal kata, definisi, pengejaan, pengucapan, singkatan, istilah, kata asing,
sinonim, lambang, dan simbol
|
Kamus
|
2.
Pemilihan
bahan pustaka
|
Buku
terbaik bidang pengetahuan tertentu, terbitan tertentu, perincian
bibliografi, dan lokasi bahan pustaka
|
Bibliografi,
katalog penerbit
|
3.
Data
peristiwa
|
Kejadian-kejadian,
statistik, tradisi, kebiasaan, dan catatan kejadian
|
Almanak,
buku tahunan
|
4.
Latar
belakang dan pedoman
|
Informasi
umum, bahan untuk belajar sendiri, dan cara mengerjakan sesuatu
|
Ensiklopedi,
buku pegangan, manual, brosur, pamflet, ensiklopedi, biografi, direktori
|
5.
Manusia,
orang, pribadi
|
Tokoh,
pemimpin, spesialis, profesional, pengarang, dan orang-orang terkenal
|
Direktori,
buku tahunan, almanak, brosur, pamflet
|
6.
Organisasi
dan lembaga
|
Tujuan,
keanggotaan, kegiatan, struktur, nama dan alamat
|
Sumber
geografi, peta, atlas, dan kamus ilmu bumi
|
7.
Tempat
|
Lokasi,
deskripsi, jarak, dan keterangan tempat
|
Alat
peraga (AV)
|
8.
Ilustrasi
|
Bentuk,
model, rupa, warna, film , dan rekaman
|
Handbook,
buku tahunan, buku pedoman (manual)
|
9.
Fakta
|
Statistik,
kejadian, rumus
|
Lembaran
negara, laporan pemerintah, terbitan pemerintah
|
10.
Aktivitas
|
Cara
mengerjakan, cara membuat, dan sebagainya
|
Buku
pedoman (manual)
|
11.
Undang-undang,
peraturan
|
Perundang-undangan,
peraturan, data, fakta resmi
|
Lembaran
negara, kitab undang-undang, terbitan pemerintah
|
8.
Jenis-Jenis
Pelayanan Referensi
Menurut Bopp (1991), ada tiga jenis layanan referensi dasar (pokok)
yang pada teorinya digolongkan secara terpisah, tetapi pada prakteknya
terkadang dilakukan secara bersama-sama. Ketiga jenis layanan referensi
tersebut adalah sebagai berikut.
•
Layanan
Informasi (information)
•
Layanan
pembelajaran (instructional)
•
Layanan
bimbingan (guidance)
a.
Layanan
informasi
Adalah layanan
dengan cara menjawab pertanyaan-pertanyaan pengguna sesuai kebutuhan informasi
mereka mulai dari informasi yang sangat sederhana sampai dengan informasi yang
sangat kompleks. Jenis layanan informasi:
1.)
Ready reference questions
Pertanyaan yang
dapat dijawab secara cepat dengan melakukan konsultasi atau menggunakan 1 atau
2 alat bantu. Pada umunya seperti pertanyaan mengenai alamat, terjemahan arti
kata atau definisi suatu istilah, tanggal dan tempat sebuah kejadian atau
biografi singkat seorang tokoh, dll. Dengan adanya internet,
pertanyaan-pertanyaan yang bersifat ready reference tidak hanya dapat
dijawab dengan alata bantu manual, tetapi juga bisa diperoleh secara cepat di
internet. Media komunikasi antara pengguna dengan pustakawan pun dapat
dilakukan dengan tidak hanya bertatap muka secara langsung, tetapi bisa melalui
telepon, email, dan chatting. Contoh: Dimana alamat universitas UIN Sunan
Kalijaga? Apa arti kata “outsourcing”?
2.)
Pertanyaan penelitian (research questions)
Selain
pertanyaan yang dapat dijawab dengan mudah dan cepat, layanan referensi juga
menerima pertanyaan-pertanyaan yang kompleks untuk keperluan penelitian, dan
untuk memperoleh jawabannya, pustakawan melakukan penelusuran informasi
terlebih dahulu.
3.)
Peminjaman antar perpustakaan (interlibrary loan)
4.) Informasi
dan layanan rujukan (information and referall service)
Pustakawan
referensi harus dapat mengidentifikasi sumber-sumber informasi yang ada di luar
perpustakaanya untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Pustakawan harus dapat
melokalisir keberadaan informasi tertentu yang dibutuhkan pengguna. Dalam hal
ini, fungsi layanan adalah menjembatani pengguna dengan informasi yang
dibutuhkan dari luar perpustakaan dan mempertemukannya.
5.)
Kerjasama (cooperative reference service)
Salah satu
layanan informasi adalah mengadakan hubungan dan kerjasama dengan perpustakaan
lain/pusat informasi lain dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya.
Kerjasama dapat dilakukan secara formal konsorsium, forum perpustakaan, kerjasama
non formal, sehingga ketika kebutuhan pengguna tidak dapat dilayani di
perpustakaan sendiri, pustakawan referensi dapat mencarikan dari perpustakaan
lain yang bekerjasama.
6.) Selective
dissemination of information
Menyediakan
layanan terpilih yang diolah dan disajikan kepada pengguna sesuai dengan bidang
ilmu/minat masing-masing. Pada perpustakaan Perguruan Tinggi, pustakawan dapat
menyediakan informasi terbaru dan terpilih untuk tiap-tiap jurusan sehingga
para dosen dapat mengikuti perkembangan informasi terbaru yang tersedia di
perpustakaan. Layanan ini juga bisa menjadi sarana promosi yang sangat tepat.
7.)
Layanan database
Layanan
referensi juga mencakup layanan database, baik database yang tersedia dalam
bentuk CD-ROM atau online. Layanan ini mencakup dalam layanan referensi ketika
pengguna ingin mencari informasi tertentu dari database, dibutuhkan pustakawan
yang dapat menjelaskan cara penggunaan database, hierarki subyek, cakupan
sebuah subyek, dan dapat memberikan alternatif judul lain jika yang dibutuhkan
pengguna tidak diketemukan pada database yang dimiliki. Dan kemampuan tersebut
telah dimiliki oleh pustakawan referensi dengan baik.
8.)
Kemas ulang informasi
Keragaman jenis
informasi yang dapat diperoleh baik dari media cetak atau online memebrikan
pilihan yang luas terhadap informasi yang dibutuhkan. Keterbatasan kepada dikemas kembali dan dijadikan paket infowaktu
dari para pengguna informasi, khususnya praktisi dan pengusaha memberi peluang
bagi para pustakawan untuk menyediakan layanan paket informasi yang telah
diolah atau dikemas ulang sesuai dengan kebutuhan pemesannya.
b.
Layanan
Pembelajaran
Seiring dengan
perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat terjadi pula perubahan
peran perpustakaan yang tidak saja sebagai penyedia informasi, tetapi
pustakawan harus menjadi mitra bagi para pendidik. Fungsi yang berhubungan
dengan pembelajaran/pelatihan menjadi mitra bagi para pendidik. Fungsi yang
berhubungan dengan pembelajaran/pelatihan menjadi sangat menonjol di era
teknologi informasi seperti saat ini, karena beragamnya informasi yang dapat
diakses secara online.
Peran baru
sebagai pendidik juga membawa perubahan pada pustakawan yang tidak lagi sebagai
pengumpul informasi dan menyediakannya bagi pengguna tetapi pustakawan juga
perlu mengadakan pelatihan, orientasi dan secara aktif berpartisipasi dalam
proses pembelajaran, dan menumbuhkan masyarakat yang melek informasi (Anderson,
Genit. 1997).
Menurut
Lancaster dan Sandore (1997) peran perpustakaan di bidang pendidikan dan latihan
pada prinsipnya mengajarkan dua keahlian, yaitu kemampuan untuk memperoleh
informasi yang relevan dan kemampuan untuk memperoleh informasi yang relevan
dan kemampuan untuk menyeleksi/mengevaluasi isi informasi.
Kemampuan
penelusuran informasi pada perpustakaan tradisional meliputi pengetahuan
penggunaan katalog, skema klasifikasi, indexing dan abstacting dan lain-lain,
sedang pada era perpustakaan digital, pengguna memiliki kebutuhan untuk dapat
menggunakan sumber-sumber informasi yang tersedia di perpustakaan baik manual
maupun online, serta dapat memenfaatkan teknologi informasi sebagai sarana
untuk menelusur informasi.
Kemampuan
menyelesi/mengevaluasi informasi koleksi sangat diperlukan agara informasi yang
diperoleh sesuai dengan kebutuhan. Kemampuan ini menjadi sangat penting
dimiliki oleh pengguna di era informasi seperti saat ini, karena membanjirnya
jumlah maupun jenis informasi yang dapat diakses yang tidak semuanya dapat
dipertanggungjawabkan kebenarannya. Kemampuan kedua yang ingin dicapai ini juga
mencakup pembelajaran tentang materi-materi yang mengajarkan masyarakat untuk
menjadi melek informasi, yaitu masyarakat yang menggunakan informasi
(terpercaya) sebagai sarana untuk mengatasi/memecahkan masalah yang dihadapi.
Menurut Bopp
(1991) beberapa jenis pembelajaran berdasarkan metodenya dibedakan menjadi dua,
yaitu pembelajaran secara perorangan (one to one instruction) dan pembelajaran
secara berkelompok (group instruction):
1)
Pembelajaran
secara perorangan
Membantu
pengguna untuk mengetahui dan menggunakan koleksi perpustakaan secara
perorangan sudah biasa dilakukan di perpustakaan. Dan ini juga merupakan
interaksi yang biasa terjadi antara pustakawan referensi dengan pengguna, Misal:
membantu pemustaka yang pertama kali berkunjung ke perpustakaan, membantu menggunakan
OPAC perpustakaan
2)
Pembelajaran
secara berkelompok
–
Program
pengenalan dan tur perpustakaaan, program ini sangat penting bagi para pengguna
baru agar mereka dapat mengetahui dan belajar mengenai fasilitas dan sarana
penting di perpustakaan dan ketika mereka menghadapi kesulitan mereka
mengetahui ada pustakawan referensi yang siap membantu menemukan kebutuhan
informasi mereka,misal: pendidikan pemakai untuk mahasiswa baru
–
Pendidikan
yang berhubungan dengan mata kuliah, pada perpustakaan perguruan tinggi, dosen
mata kuliah dapat membawa mahasiswa ke perpustakaan dan bekerjasama dengan
pustakawan untuk membimbing mahasiswa dalam menggunakan perpustakaan untuk
mengerjakan tugas-tugas dan penelitian. misal: penugasan atau penelitian
mahasiswa yang dikerjakan di perpustakaan dibantu pustakawan
–
Pembelajaran
yang terintegrasi dalam mata kuliah, para pengajar bersama-sama pustakawan
menyusun program pengajaran bersama dalam sebuah kurikulum yang ditetapkan oleh
jurusan. Disini program pelatihan dari perpustakaan dimasukkan sebagai salah
satu materi pelajaran/perkuliahan, dan pengajar materi adalah pustakawan. misal:
dosen dan pustakawan bekerjasama dalam mata kuliah tertentu seperti metode
penelitian, teknik penulisan dll. Pada course integrated instruction penilaian
akhir terhadap mahasiswa dilakukan bersama-sama antara dosen dan pustakawan.
c.
Layanan
Bimbingan
Bimbingan
disini lebih ke arah memberikan petunjuk secara langsung, melakukan
pendampingan kepada yang dibimbing, berbeda dengan pembelajaran yang lebih
mengutamakan proses belajar, mengajarkan ilmu atau sistem.
Pada
perpustakaan perguruan tinggi, bimbingan yang dilakukan berkaitan dengan kegiatan
penelitian dan penulisan karya ilmiah yang dilakukan oleh sivitas akademika,
yang biasanya meliputi bimbingan penulisan karya ilmiah dan bimbingan
penelitian. Pada kegiatan ini pustakawan berfungsi sebagai konsultan untuk
memperoleh bahan-bahan penulisan dari sumber-sumber informasi yang tersedia
pada koleksi perpustakaan, internet maupun dari pusat informasi lain. Selain
itu pustakawan juga dapat berfungsi sebagai dosen pembimbing yang membimbing
cara menulis karya ilmiah, penulisan sumber referensi, teknik penulisannya,
pengutipan.
9.
Organisasi
Pelayanan Referensi
Gambar 1. Pusat atau Organisasi
Referensi Umum
Gambar
2. Divisional Organisasi Referensi
Gambar
3. Departemen Organisasi Referensi
D.
Kesimpulan
Bahwa Peranan pelayanan referensi di
perpustakaan adalah a. Menemukan informasi dari jawaban pertanyaan yang
spesifik b.Membantu pemustaka dalam menemukan informasi itu sendiri c. Mengajari
pemustaka bagaimana menggunakan sumber-sumber perpustakaan dan bagaimana
melakukan penelitian di perpustakaan. Sedangkan filosofi dari pelayanan
referensi adalah menfasilitasi akses ke
informasi dan tujuan utama referensi adalah untuk menjawab secara penuh
kebutuhan informasi dari setiap pemustaka perpustakaan.
Pelayanan referensi dibagi menjadi
tiga yaitu pelayanan informasi, pembelajaran dan bimbingan dimana ketiga
diarahkan untuk membantu mempertemukan dengan informasi yang dibutuhkan.
Organisasi pelayanan referernsi mempunyai struktur sendiri yang terbagi-bagi
dalam divisional dan departemen.
Daftar Pustaka
G.
Edward Evans, 1992, Introduction to Library Public Services, Corolado:
Libraries Unlimited INC
Sutarno,
NS, 2006, Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Sagung Seto
Syihabuddin,
Qalyubi, 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan
Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab