Senin, 11 Maret 2013

Pelayanan Referensi



A.      Latar Belakang
Perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang sekarang telah dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah budaya bangsa, serta memberikan berbagai layanan jasa lainnya. Hal tersebut telah ada sejak dulu dan terus berproses secara alamiah menujuk kepada suatu kondisi dan tingkat perbaikan yang signifikan meskipun belum memuaskan semua pihak. Perpustakaan pada prinsipnya mempunyai tiga kegiatan pokok, yaitu pertama, mengumpulkan (to collect) semua informasi yang sesuai dengan bidang kegiatan dan misi organisasi dan masyarakat yang dilayaninya. Kedua, melestarikan , memelihara, dan merawat seluruh koleksi perpustakaan, agar tetap dalam keadaan baik, utuh, layak pakai, dan tidak lekas rusak, baik karena pemakaian maupun karena usianya (to preserve). Ketiga, menyediakan dan menyajikan informasi untuk siap dipergunakan dan diberdayakan (to make available) seluruh koleksi yang dihimpun di perpustakaan untuk dipergunakan pemakainya.
Kegiatan pokok yang ketiga inilah yang kemudian diterjemahkan ke dalam layanan referensi dimana referensi sendiri diartikan sebagai kegiatan merujuk kembali atau menunjuk kepada suatu koleksi yang dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh pemakai koleksi. Makin lengkap buku rujukan/referensi yang dimiliki perpustakaan, pustakawan makin mampu menjawab pertanyaan yang diajukan pemakai. Banykanya jenis layanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pemakai bergantung pada jenis perpustakaan. Akan tetapi, pada prinsipnya layanan perpustakaan itu sama, yaitu memberikan bantuan kepada pembaca untuk memperoleh bahan pustaka (informasi) yang sesuai dengan kebutuhannya. 

B.       Rumusan Masalah
Berdasarkan pada latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam hal ini yaitu:
1.      Bagaimana peranan dan filosofi dari pelayanan referensi?
2.      Apa saja layanan referensi itu?
3.      Bagaimana organisasi pelayanan referensi?
C.      Pembahasan
1.      Peranan pelayanan referensi di perpustakaan
a.    Menemukan informasi dari jawaban pertanyaan yang spesifik
b.    Membantu pemustaka dalam menemukan informasi itu sendiri
c.    Mengajari pemustaka bagaimana menggunakan sumber-sumber perpustakaan dan bagaimana melakukan penelitian di perpustakaan
2.      Filosofi dari pelayanan referensi
        Tujuan dari pelayanan referensi adalah menfasilitasi akses ke informasi
        Tujuan utama referensi adalah untuk menjawab secara penuh kebutuhan informasi dari setiap pemustaka perpustakaan
3.      Peran, Kualifikasi, dan Pelatihan
      Peran:
Peran paling penting dari staf referensi adalah mengantarkan pelayanan perseorangan. Apakah di rak referensi, dengan telephon, via komputer (internet), di kelas, atau dengan korespondensi/surat menyurat.
      Kualifikasi:
Kualifikasi yang terpenting adalah mempunyai kepribadian publik yang ramah. Mempunyai kemampuan untuk berinteraksi dengan orang lain dengan kepribadian dan sikap yang positif.
     Tidak menghakimi
     Ramah
     Toleransi
     Sabar
     Kemampuan memecahkan masalah
     ketekunan
      Pelatihan
Pelatihan untuk staf referensi diperlukan, seperti: mengingat sumber-sumber referensi yang spesifik dan latihan atau studi kasus dalam menggunakan sumber referensi untuk menjawab  tipe pertanyaan referensi, instruksi bibliografi, layanan pribadi(reference interview), layanan referensi otomatis(pencarian online)
4.      Koleksi referensi: karakteristik dan kategori
Setiap koleksi referensi adalah unik, tergantung tujuan dan sasaran lembaga institusinya. Pustakawan membangun koleksi referensi untuk melakukan tiga hal tersebut:
1.        Untuk menjawab kebutuhan informasi dari pengguna perpustakaan
2.        Untuk mengakses fasilitas koleksi perpustakaan
3.        Untuk memberikan bimbingan pada sumber-sumber informasi diluar koleksi perpustakaan yang mereka miliki
5.      Pertimbangan dalam pengembangan koleksi referensi
     Kegunaan dalam menjawab pertanyaan referensi.
     Kedalaman jangkauan. Contoh: ensiklopedi atau buku tahunan yang mencakup subjek dalam beberapa halaman atau paragraf.
     Kebutuhan lokal. Perpustakaan menemukan bahwa terulangnya beberapa jenis pertanyaan memerlukan penempatkan bahan yang tepat dalam koleksi referensi. Contoh: Sejarah sebuah kota atau laporan dampak lingkungan lokal masuk kedalam koleksi referensi daripada di koleksi lokal/umum.
     Format. Beberapa karya yang ditempatkan di koleksi referensi karena pertanyaan jawaban fakta dan dan tidak dirancang untuk membaca secara keseluruhan. seperti almanak, atlas, buku tabel matematika, kamus, dan buku telepon.
     Frekuensi penggunaan. Beberapa bahan, seperti peta jalan lokal, yang ditempatkan di koleksi referensi karena mereka sering digunakan. Menghemat waktu untuk menjaga mereka secara fisik dekat dengan meja referensi.
6.      Tipe Jenis-jenis Referensi
     Bibliografi
Suatu daftar terbitan, baik dalam bentuk buku maupun berkala, bahkan dapat pula dalam bentuk bahan-bahan khusus. Bibliografi tidak memberikan uraian mengenai subjeknya, tetapi hanya menunjukkan bahan pustaka yang memuat informasi mengenai subjek tersebut.
     Kamus
Buku yang berisi daftar kata-kata suatu bahasa atau daftar terminologi suatu subjek yang disusun secara sistematis, biasanya alfabetis, dengan keterangan arti dan penggunaannya.
     Direktori
     Ensiklopedi
Suatu ringkasan ilmu pengetahuan yang penting untuk kemanusiaan yang disusun secara sistematis. Pada umumnya, fungsi ensiklopedi menjawab pertanyaan apa, bagaimana, di mana, dan mengapa.
     Gazetter
Sumber referensi yang memuat atau memberikan keterangan mengenai lokasi tempat, gunung, batas negara, dan sebagainya.
     Handbook dan manual
Sumber referensi singkat, isinya meliputi berbagai macam data, sedangkan buku pedoman memuat petunjuk mengenai bagaimana melakukan sesuatu, ke mana dan apa yang harus dikerjakan.
     Sumber-sumber bibliografi
Terbitan yang berisi tentang manusia dari suatu profesi yang berguna untuk menjawab tanggal lahir, agama, hobi, keluarga, hasil karya, dan sebagainya, dari orang-orang terkenal.
     Koleksi pamflet
     Buku tahunan dan almanak
Terbitan yang bersifat tahunan, isisnya mengulas perkembangan/kejadian dalam setahun, merekam informasi terbaru, dan disajikan dalam bentuk model statistik.
     Indeks dan abstrak
Seperti halnya bibliografi, tidak menyediakan informasi yang dikehendaki, tetapi hanya menunjukkan ke bahan lain tempat informasi itu ditemukan. Abstrak adalah perluasan dari indeks, memuat ringkasan isi (sari karangan) arti karya tulis yang diindeks dan sering terbatas pada subjek tertentu.
7.      Maksud dan jenis pertanyaan referensi
Klasifikasi Pertanyaan
Jenis pertanyaan
Sumber referensi
1.         Bahasa
Arti, asal kata, definisi, pengejaan, pengucapan, singkatan, istilah, kata asing, sinonim, lambang, dan simbol
Kamus
2.         Pemilihan bahan pustaka
Buku terbaik bidang pengetahuan tertentu, terbitan tertentu, perincian bibliografi, dan lokasi bahan pustaka
Bibliografi, katalog penerbit
3.         Data peristiwa
Kejadian-kejadian, statistik, tradisi, kebiasaan, dan catatan kejadian
Almanak, buku tahunan
4.         Latar belakang dan pedoman
Informasi umum, bahan untuk belajar sendiri, dan cara mengerjakan sesuatu
Ensiklopedi, buku pegangan, manual, brosur, pamflet, ensiklopedi, biografi, direktori
5.         Manusia, orang, pribadi
Tokoh, pemimpin, spesialis, profesional, pengarang, dan orang-orang terkenal
Direktori, buku tahunan, almanak, brosur, pamflet
6.         Organisasi dan lembaga
Tujuan, keanggotaan, kegiatan, struktur, nama dan alamat
Sumber geografi, peta, atlas, dan kamus ilmu bumi
7.         Tempat
Lokasi, deskripsi, jarak, dan keterangan tempat
Alat peraga (AV)
8.         Ilustrasi
Bentuk, model, rupa, warna, film , dan rekaman
Handbook, buku tahunan, buku pedoman (manual)
9.         Fakta
Statistik, kejadian, rumus
Lembaran negara, laporan pemerintah, terbitan pemerintah
10.     Aktivitas
Cara mengerjakan, cara membuat, dan sebagainya
Buku pedoman (manual)
11.     Undang-undang, peraturan
Perundang-undangan, peraturan, data, fakta resmi
Lembaran negara, kitab undang-undang, terbitan pemerintah



8.      Jenis-Jenis Pelayanan Referensi
Menurut Bopp (1991), ada tiga jenis layanan referensi dasar (pokok) yang pada teorinya digolongkan secara terpisah, tetapi pada prakteknya terkadang dilakukan secara bersama-sama. Ketiga jenis layanan referensi tersebut adalah sebagai berikut.
     Layanan Informasi (information)
     Layanan pembelajaran (instructional)
     Layanan bimbingan (guidance)
a.    Layanan informasi
Adalah layanan dengan cara menjawab pertanyaan-pertanyaan pengguna sesuai kebutuhan informasi mereka mulai dari informasi yang sangat sederhana sampai dengan informasi yang sangat kompleks. Jenis layanan informasi:
1.) Ready reference questions
Pertanyaan yang dapat dijawab secara cepat dengan melakukan konsultasi atau menggunakan 1 atau 2 alat bantu. Pada umunya seperti pertanyaan mengenai alamat, terjemahan arti kata atau definisi suatu istilah, tanggal dan tempat sebuah kejadian atau biografi singkat seorang tokoh, dll. Dengan adanya internet, pertanyaan-pertanyaan yang bersifat ready reference tidak hanya dapat dijawab dengan alata bantu manual, tetapi juga bisa diperoleh secara cepat di internet. Media komunikasi antara pengguna dengan pustakawan pun dapat dilakukan dengan tidak hanya bertatap muka secara langsung, tetapi bisa melalui telepon, email, dan chatting. Contoh: Dimana alamat universitas UIN Sunan Kalijaga? Apa arti kata “outsourcing”?
2.) Pertanyaan penelitian (research questions)
Selain pertanyaan yang dapat dijawab dengan mudah dan cepat, layanan referensi juga menerima pertanyaan-pertanyaan yang kompleks untuk keperluan penelitian, dan untuk memperoleh jawabannya, pustakawan melakukan penelusuran informasi terlebih dahulu.
3.) Peminjaman antar perpustakaan (interlibrary loan)
4.) Informasi dan layanan rujukan (information and referall service)
Pustakawan referensi harus dapat mengidentifikasi sumber-sumber informasi yang ada di luar perpustakaanya untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Pustakawan harus dapat melokalisir keberadaan informasi tertentu yang dibutuhkan pengguna. Dalam hal ini, fungsi layanan adalah menjembatani pengguna dengan informasi yang dibutuhkan dari luar perpustakaan dan mempertemukannya.
5.) Kerjasama (cooperative reference service)
Salah satu layanan informasi adalah mengadakan hubungan dan kerjasama dengan perpustakaan lain/pusat informasi lain dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya. Kerjasama dapat dilakukan secara formal konsorsium, forum perpustakaan, kerjasama non formal, sehingga ketika kebutuhan pengguna tidak dapat dilayani di perpustakaan sendiri, pustakawan referensi dapat mencarikan dari perpustakaan lain yang bekerjasama.
6.) Selective dissemination of information
Menyediakan layanan terpilih yang diolah dan disajikan kepada pengguna sesuai dengan bidang ilmu/minat masing-masing. Pada perpustakaan Perguruan Tinggi, pustakawan dapat menyediakan informasi terbaru dan terpilih untuk tiap-tiap jurusan sehingga para dosen dapat mengikuti perkembangan informasi terbaru yang tersedia di perpustakaan. Layanan ini juga bisa menjadi sarana promosi yang sangat tepat.
7.) Layanan database
Layanan referensi juga mencakup layanan database, baik database yang tersedia dalam bentuk CD-ROM atau online. Layanan ini mencakup dalam layanan referensi ketika pengguna ingin mencari informasi tertentu dari database, dibutuhkan pustakawan yang dapat menjelaskan cara penggunaan database, hierarki subyek, cakupan sebuah subyek, dan dapat memberikan alternatif judul lain jika yang dibutuhkan pengguna tidak diketemukan pada database yang dimiliki. Dan kemampuan tersebut telah dimiliki oleh pustakawan referensi dengan baik.
8.) Kemas ulang informasi
Keragaman jenis informasi yang dapat diperoleh baik dari media cetak atau online memebrikan pilihan yang luas terhadap informasi yang dibutuhkan. Keterbatasan  kepada  dikemas kembali dan dijadikan paket infowaktu dari para pengguna informasi, khususnya praktisi dan pengusaha memberi peluang bagi para pustakawan untuk menyediakan layanan paket informasi yang telah diolah atau dikemas ulang sesuai dengan kebutuhan pemesannya.  
b.    Layanan Pembelajaran
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat terjadi pula perubahan peran perpustakaan yang tidak saja sebagai penyedia informasi, tetapi pustakawan harus menjadi mitra bagi para pendidik. Fungsi yang berhubungan dengan pembelajaran/pelatihan menjadi mitra bagi para pendidik. Fungsi yang berhubungan dengan pembelajaran/pelatihan menjadi sangat menonjol di era teknologi informasi seperti saat ini, karena beragamnya informasi yang dapat diakses secara online.
Peran baru sebagai pendidik juga membawa perubahan pada pustakawan yang tidak lagi sebagai pengumpul informasi dan menyediakannya bagi pengguna tetapi pustakawan juga perlu mengadakan pelatihan, orientasi dan secara aktif berpartisipasi dalam proses pembelajaran, dan menumbuhkan masyarakat yang melek informasi (Anderson, Genit. 1997).
Menurut Lancaster dan Sandore (1997) peran perpustakaan di bidang pendidikan dan latihan pada prinsipnya mengajarkan dua keahlian, yaitu kemampuan untuk memperoleh informasi yang relevan dan kemampuan untuk memperoleh informasi yang relevan dan kemampuan untuk menyeleksi/mengevaluasi isi informasi.
Kemampuan penelusuran informasi pada perpustakaan tradisional meliputi pengetahuan penggunaan katalog, skema klasifikasi, indexing dan abstacting dan lain-lain, sedang pada era perpustakaan digital, pengguna memiliki kebutuhan untuk dapat menggunakan sumber-sumber informasi yang tersedia di perpustakaan baik manual maupun online, serta dapat memenfaatkan teknologi informasi sebagai sarana untuk menelusur informasi.
Kemampuan menyelesi/mengevaluasi informasi koleksi sangat diperlukan agara informasi yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan. Kemampuan ini menjadi sangat penting dimiliki oleh pengguna di era informasi seperti saat ini, karena membanjirnya jumlah maupun jenis informasi yang dapat diakses yang tidak semuanya dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Kemampuan kedua yang ingin dicapai ini juga mencakup pembelajaran tentang materi-materi yang mengajarkan masyarakat untuk menjadi melek informasi, yaitu masyarakat yang menggunakan informasi (terpercaya) sebagai sarana untuk mengatasi/memecahkan masalah yang dihadapi.
Menurut Bopp (1991) beberapa jenis pembelajaran berdasarkan metodenya dibedakan menjadi dua, yaitu pembelajaran secara perorangan (one to one instruction) dan pembelajaran secara berkelompok (group instruction):
1)    Pembelajaran secara perorangan
Membantu pengguna untuk mengetahui dan menggunakan koleksi perpustakaan secara perorangan sudah biasa dilakukan di perpustakaan. Dan ini juga merupakan interaksi yang biasa terjadi antara pustakawan referensi dengan pengguna, Misal: membantu pemustaka yang pertama kali berkunjung ke perpustakaan, membantu menggunakan OPAC perpustakaan
2)    Pembelajaran secara berkelompok
   Program pengenalan dan tur perpustakaaan,  program ini sangat penting bagi para pengguna baru agar mereka dapat mengetahui dan belajar mengenai fasilitas dan sarana penting di perpustakaan dan ketika mereka menghadapi kesulitan mereka mengetahui ada pustakawan referensi yang siap membantu menemukan kebutuhan informasi mereka,misal: pendidikan pemakai untuk mahasiswa baru
   Pendidikan yang berhubungan dengan mata kuliah, pada perpustakaan perguruan tinggi, dosen mata kuliah dapat membawa mahasiswa ke perpustakaan dan bekerjasama dengan pustakawan untuk membimbing mahasiswa dalam menggunakan perpustakaan untuk mengerjakan tugas-tugas dan penelitian. misal: penugasan atau penelitian mahasiswa yang dikerjakan di perpustakaan dibantu pustakawan
   Pembelajaran yang terintegrasi dalam mata kuliah, para pengajar bersama-sama pustakawan menyusun program pengajaran bersama dalam sebuah kurikulum yang ditetapkan oleh jurusan. Disini program pelatihan dari perpustakaan dimasukkan sebagai salah satu materi pelajaran/perkuliahan, dan pengajar materi adalah pustakawan. misal: dosen dan pustakawan bekerjasama dalam mata kuliah tertentu seperti metode penelitian, teknik penulisan dll. Pada course integrated instruction penilaian akhir terhadap mahasiswa dilakukan bersama-sama antara dosen dan pustakawan.
c.    Layanan Bimbingan
Bimbingan disini lebih ke arah memberikan petunjuk secara langsung, melakukan pendampingan kepada yang dibimbing, berbeda dengan pembelajaran yang lebih mengutamakan proses belajar, mengajarkan ilmu atau sistem.
Pada perpustakaan perguruan tinggi, bimbingan yang dilakukan berkaitan dengan kegiatan penelitian dan penulisan karya ilmiah yang dilakukan oleh sivitas akademika, yang biasanya meliputi bimbingan penulisan karya ilmiah dan bimbingan penelitian. Pada kegiatan ini pustakawan berfungsi sebagai konsultan untuk memperoleh bahan-bahan penulisan dari sumber-sumber informasi yang tersedia pada koleksi perpustakaan, internet maupun dari pusat informasi lain. Selain itu pustakawan juga dapat berfungsi sebagai dosen pembimbing yang membimbing cara menulis karya ilmiah, penulisan sumber referensi, teknik penulisannya, pengutipan.   
9.      Organisasi Pelayanan Referensi
                            
Gambar 1. Pusat atau Organisasi Referensi Umum


 





Gambar 2. Divisional Organisasi Referensi









 









Gambar 3. Departemen Organisasi Referensi

D.      Kesimpulan
Bahwa Peranan pelayanan referensi di perpustakaan adalah a. Menemukan informasi dari jawaban pertanyaan yang spesifik b.Membantu pemustaka dalam menemukan informasi itu sendiri c. Mengajari pemustaka bagaimana menggunakan sumber-sumber perpustakaan dan bagaimana melakukan penelitian di perpustakaan. Sedangkan filosofi dari pelayanan referensi adalah  menfasilitasi akses ke informasi dan tujuan utama referensi adalah untuk menjawab secara penuh kebutuhan informasi dari setiap pemustaka perpustakaan.
Pelayanan referensi dibagi menjadi tiga yaitu pelayanan informasi, pembelajaran dan bimbingan dimana ketiga diarahkan untuk membantu mempertemukan dengan informasi yang dibutuhkan. Organisasi pelayanan referernsi mempunyai struktur sendiri yang terbagi-bagi dalam divisional dan departemen.


Daftar Pustaka

Dian Wulandari, 2008, Layanan Referensi di Era Informasi: Menjalankan Fungsi Pendidik Pada Perpustakaan perguruan Tinggi dalam http://www3.petra.ac.id/library/articles/pustakawan_referensi.pdf diunduh pada tanggal 29 Oktober 2012 pukul 19.00 WIB
G. Edward Evans, 1992, Introduction to Library Public Services, Corolado: Libraries Unlimited INC
Sutarno, NS, 2006, Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Sagung Seto
Syihabuddin, Qalyubi, 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab



Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Monggo dikomentari>>>